Privacybeleid

Privacyverklaring A. Hinnen en Zoon B.V., Gevestigd op aan de Plesmanweg 28a, 7602 PE Almelo.
Deze verklaring is opgesteld door de directie van A. Hinnen en Zoon B.V.
Betreffende het opslaan en verwerken van persoonsgegevens in het kader van de privacywet (AVG) kunnen wij onderstaande verklaren:

ORDERVERWERKING EN FACTURATIE:

Voor het verwerken van ons ordersysteem en facturatie slaan wij uw klantgegevens op in de “cloud”.
Binnen deze cloud omgeving worden onderstaande klantgegevens opgeslagen:

  • Adres en contactgegevens
  • Mailverkeer
  • Facturen, prijsafspraken, bruikleenverklaringen en bijbehorende administratie.

Dit cloudsysteem valt onder de verantwoording van Felloo smart cloud services gevestigd op Twentepoort oost 18a, 7609 RG Almelo.
Felloo draagt er zorg voor dat deze gegevens beschermd zijn. Hiervoor kunnen wij een getekende privacy verklaring overleggen.

PERSONEELSGEGEVENS:

Onze personeelsgegevens worden opgeslagen bij Hendriksen accountants en adviseurs gevestigd op de Zeearend 12, 7609 PT Almelo.
Gegevens die hier worden opgeslagen betreffen:

  • Salarisadministratie
  • ID en persoonsgegevens.

Betreffende de bescherming van deze gegevens kunnen wij een getekende privacy verklaring overleggen.

ARBO:

Al onze gegevens betreffende ARBO gerelateerd onderwerpen worden bij ons ondergebracht bij ARBONED gevestigd aan Zwarte Woud 10, 3524 SJ in Utrecht. Voor het bescherming van deze gegevens kunnen wij een getekende privacyverklaring overleggen.

Pensioenvoorzieningen:

Onze pensioenvoorziening is geregeld via Delta Lloyd. Deze voorziening is tot stand gekomen en wordt beheerd middels bemiddeling van Brink bedrijfsverzekeringen gevestigd op Weerdingerstraat 84c, 7815 SG in Emmen.

Werkplekken:

In de cloud hebben wij 3 werkplekken:

  1. hinnen ( Baliewerkplek)
  2. dekroon
  3. dekroon

Werkplek hans.hinnen

In deze werkplek wordt door alle personeelsleden gewerkt. Deze werkplek bevat een beperkt gedeelte van het klantenbestand, nl. alleen de naam, adres, woonplaats en telefoongegevens. Verder zit hierin het artikelbestand. Deze werkplek is uitsluitend bestemd voor het maken van orderbonnen en contante verkopen. In deze werkplek kunnen ook geen wijzigingen worden aangebracht en geen boekhoudkundige activiteiten worden gedaan, of gegevens worden gewijzigd.

Werkplek jose.dekroon

Deze werkplek is alleen toegankelijk voor José de Kroon’. Er wordt met een wachtwoord ingelogd op de server van Felloo. In deze werkplek is de volledige administratie van het bedrijf ondergebracht. Hierin worden de orderbonen afgewerkt en gefactureerd, de bankafschriften verwerkt en de kasmutaties gedaan. De contante verkopen worden geboekt op losse verkopen en de bonnen zijn naamloos. Ook worden heir de prijsafspraken van de clienten in opgeslagen. Clienten worden alleen in ons systeem opgeslagen als zij bedrijfsmatig bij ons klant zijn en om een factuur vragen. Het aanmaken van de klant in het bestand komt voort uit een verzoek van de klant. Dit bestand wordt daarom ook alleen maar gebruikt voor de financiële administratie en prijswijzigingen en niet voor andere doeleinden. Ons boekhoudsysteem is dusdanig ingericht dat wij de klanten die in het bestand hebben gestaan niet kunnen verwijderen, omdat er een historie instaat. Wel kunnen wij dmv een vinkje aangeven dat de klant niet meer actief is Middels een export wordt er een gedeelte van de financiële boekhouding overgeboekt naar I-Muis . Dit is een boekhoudprogramma van de accountant, waar wij ook via een wachtwoord op inloggen. Ook de n.a.w. gegevens worden hier naartoe geëxporteerd. In I-Muis wordt alleen de financiële administratie gedaan. De n.a.w. gegevens worden dan ook niet voor andere doeleinden gebruikt.

Het mailverkeer  zit ook in deze werkplek. Dit hebben wij ook specifiek vermeld in de verwerkersovereenkomst met Felloo. Inde werkplek zit de :

info@hinnengas.nl, voor alle inkomende mails.

j.dekroon@hinnengas, voor alle mail bestemd voor J. de Kroon,

h.hinnen@hinnengas, voor alle mail bestemd voor H. Hinnen. Deze mail wordt ook beheerd door J. de Kroon, op uitdrukkelijk verzoek van  Dhr. Hinnen .

administratie@hinnengas.nl. Hierin ontvangen wij de digitale facturen van onze crediteuren.

Wij versturen geen nieuwsbrieven of ongeadresseerde mails. Mails die verstuurd worden zijn antwoorden op vragen of facturen die via de info mail verstuurd worden. Het verzenden van de factuur per mail gebeurt altijd op verzoek van of in overleg met de klant. Omdat de gasprijs aan prijsschommelingen onderhevig is zijn wij genoodzaakt om onze clienten die daar afhankelijk van zijn, middels een mail van op de hoogte te stellen. Dit geschiedt altijd via BCC van j.dekroon@hinnengas.nl.

Wij onderscheiden daarin 2 groepen, n.l. de subdepots, die gas voor ons verkopen en de grootverbruikers de van de gasprijs op de hoogte willen worden gehouden ivm het doorberekenen van het gas aan hun clienten. Wij hebben daarvoor in de mail 2 groepen aangemaakt met alle daar bijbehorende mail-adressen. Mailadressen die regelmatig voorkomen zitten in de map contactpersonen en worden alleen gebruikt om gezonden mails te beantwoorden.

Werkplek michiel.dekroon.

Ook hier wordt ingelogd op de server van Felloo via een wachtwoord. Hierin zit ook de financiële administratie, waar niet in gewerkt wordt, maar waar wel inzicht in is. Naast de info@hinnengas .nl mail beschikt deze werkplek ook over het mailadres: michiel@hinnengas.nl. In en via deze werkplek worden de prijsopgaves gemaakt en de prijsafspraken met de klant gemaakt. Daarnaast worden er rapportages verzonden via de mail naar Lindegas. Ook worden er bestellingen naar leveranciers geplaatst via de mail.

Indien Michiel en Jose niet aanwezig zijn, zullen de werkplekken dan ook niet toegankelijk zijn.

Website:

Wij maken gebruik van een website, Deze website is niet interactief en wordt allen gebruikt voor informatie omtrent het bedrijf en de artikelen die door onsverkocht worden. Indien er gebruik zou worden gemaakt van Cookies, dan doen wij daar verder niks mee.

Computer LindeGas,

Deze computer wordt uitsluitend gebruikt voor het maken van afleverbonnen en transportlijsten betreffende LindeGas. Na het scannen van de cilinder wordt contact gemaakt met de server van Linde. Wij maken gebruik van de gegevens van Linde, maar kunnen hier zelf niks aan wijzigen of toevoegen, alleen nieuwe klanten aanmaken. Nieuwe Linde klanten worden alleen aangemaakt als de klant aangeeft klant te willen worden van Linde. Wij vullen de naw gegevens dan in en sturen de bon met de prijsafspraken op naar LindeGas